Zaman çizelgesi yönetimi, proje yönetiminin en önemli gereksinimlerinden biridir. Zira, personel maliyeti, proje bütçesinin en önemli kalemlerinden biridir. Avrupa Birliği’nin desteklediği projelerde, zaman çizelgeleri kilit veya kilit olmayan uzmanların gerçekleştirdikleri çalışmayı yansıtmaktadır ve bütçenin onaylanması için gereklidir.
Zaman çizelgeleri nedir? Avrupa Birliği’nin desteklediği projelerde zaman çizelgeleri bir veya azami iki sayfalık belgelerdir. İçeriğindeki tabloda yer alan takvimin içinde çalışılan günler, talep edilen “per diem”’ler, çalışmanın yapıldığı yer ve yapılan işin betimlemesi bulunmaktadır. Aşağıda Avrupa Birliği’nin desteklediği bir projenin örnek zaman çizelgesini bulabilirsiniz:
Kaynak: https://www.ab.gov.tr/katilim-oncesi-surecte-sivil-toplumun-guclendirilmesi-stk-hibe-programi_41105.html
“Days worked”, yani “çalışılan günler” yazan sütunda uzman 1 gün çalıştıysa “1”, yarım gün çalıştıysa “0.5” yazılabilir.
“Per diem” veya günlük ödenek, projeyi yürüten kuruluşun uzmana, projenin bulunduğu yerin dışına seyahat ederken yaşam masraflarını karşılaması için günlük olarak verdiği belirli bir harcırahtır. “Per diem” yazan sütunun altına, uzman 1 gün projenin bulunduğu yerin dışında çalışmış ise “1” yazılabilir. Harcırahlar yalnızca gecelik konaklamayı içeren seyahatler için tahsis edilmektedir. Harcırahlar konaklama, yemek ve görev yerindeki yerel seyahatleri kapsar.
Avrupa Komisyonu tarafından finanse edilen dış yardım sözleşmeleri çerçevesinde, gündelikler ayrıntılı olarak açıklanan oranları aşmamalıdır. Bu oranlara aşağıdaki linkten ulaşılabilir:
“Place of Performance”, uzmanın çalıştığı yerdir.
“Description of Tasks”, yani görevlerin tanımı, uzmana atanan ve proje raporlarında açıklanan faaliyetlerle uyumlu olmalıdır.
Zaman çizelgesindeki tüm bilgiler, proje yürütücüsü tarafından raporlanan faaliyetlere uygun olmalıdır. Müşteri, zaman çizelgesinde yer alan tüm bilgileri önceden onaylamış olmalıdır. Zaman çizelgeleri her ayın sonunda müşteri tarafından kontrol edilmektedir. Onaylanmaları halinde projeyi yürüten kuruluş, bütçede, planlama sırasında veya ilerleme süreci boyunca talep edilen finansmanı alabilmektedir.
Avrupa Birliği’nin desteklediği projelerde zaman çizelgesi yönetimi, genelde Takım Lideri’nin yönetimi altında Proje Asistanları tarafından gerçekleştirilmektedir. Zaman çizelgesi yönetimi, oldukça önemli bir bütçe kalemi olan personel maliyetinin ödenmesi için gerekli olan bir proje yönetimi unsurudur. Proje Asistanı bu yönetime önem vermeli ve çalışmasını titizlikle gerçekleştirmelidir. Her ayın başında bulunulan aya ait zaman çizelgesini taslağını üretip, projede yer alan ve o ay çalışması planlanan uzmanlara zaman çizelgesi taslağını göndermelidir. Uzman zaman çizelgesini yaptığı çalışmalara göre doldurmalıdır. Beyan edilen faaliyetler öncesinden müşteriden onay alınmış olması gerekmektedir. Onaylanmamış aktivitelerin zaman çizelgesine yazılması halinde zaman çizelgesi hatalı olarak geri döner. Uzmanlar tarafından yazılan ve beyan edilen aktiviteler Proje Asistanı’nın desteğiyle müşteri tarafından kontrol edilmektedir. Eğer zaman çizelgelerinde bir hata yoksa, çizelgeler müşterinin onayına çıkar. Zaman çizelgeleri imzalandığı zaman uzmanlar proje yürütücüsüne fatura kesebilir ve proje yürütücüsü uzmanlara ödeme yapabilmektedir.
